Trợ lý riêng là người sẽ đứng đằng sau những người bận rộn, giàu có hoặc nổi tiếng, giúp đỡ những người này lập kế hoạch và hoàn thành khối lượng công việc khổng lồ của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Chức năng của một trợ lý cũng như một nhà tổ chức, một người điều phối dự án, hay thậm chí là một chủ cửa hàng. Một người có thể có hơn một trợ lý riêng tùy vào yêu cầu công việc và khả năng tài chính của họ, nhưng mỗi một trợ lý chỉ có thể có một “khách hàng” và giờ làm việc thì không cố định.
Công việc của một trợ lý riêng khá riêng tư và nhạy cảm. Ví dụ, bạn phải giúp sếp của bạn chọn màu sắc, kiểu dáng của trang phục để mặc trong những sự kiện quan trọng.
Những người thường cần trợ lý riêng như các ngôi sao điện ảnh, ca nhạc, các chính trị gia, người mà có quá nhiều công việc nhưng lại đòi hỏi kết quả công việc được thực hiện một cách hiệu quả. Thực tế, hầu hết những người giàu có đều thuê một trợ lý riêng để giúp đỡ họ mọi công việc trong cuộc sống và công việc.
Chức năng của một trợ lý cũng như một nhà tổ chức, một người điều phối dự án, hay thậm chí là một chủ cửa hàng. Một người có thể có hơn một trợ lý riêng tùy vào yêu cầu công việc và khả năng tài chính của họ, nhưng mỗi một trợ lý chỉ có thể có một “khách hàng” và giờ làm việc thì không cố định.
Công việc của một trợ lý riêng khá riêng tư và nhạy cảm. Ví dụ, bạn phải giúp sếp của bạn chọn màu sắc, kiểu dáng của trang phục để mặc trong những sự kiện quan trọng.
Những người thường cần trợ lý riêng như các ngôi sao điện ảnh, ca nhạc, các chính trị gia, người mà có quá nhiều công việc nhưng lại đòi hỏi kết quả công việc được thực hiện một cách hiệu quả. Thực tế, hầu hết những người giàu có đều thuê một trợ lý riêng để giúp đỡ họ mọi công việc trong cuộc sống và công việc.
Trợ thủ đắc lực
Có sự khác nhau giữa một thư ký với người trợ lý của giám đốc. Bởi người thư ký không thể làm được những yêu cầu cho vị trí trợ lý, trong khi người trợ lý vẫn đảm đương tốt nhiệm vụ của một thư ký.
Người trợ lý không đơn thuần chỉ trực tiếp giúp việc cho giám đốc, xem xét, đánh giá tình hình mà còn đóng góp ý kiến để giám đốc tham khảo trước khi quyết định. Trong một số trường hợp, trợ lý giám đốc là người giải quyết một số công việc do giám đốc ủy quyền.
Làm trợ lý không có nhiều thời gian rỗi. Khi cấp trên nghỉ thì họ vẫn phải làm.
Trong thế giới của nghề trợ lý giám đốc, nữ giới luôn chiếm đa số. Họ được ưu tiên chọn vì có những đức tính mà nam giới khó đạt được như cẩn thận, khéo léo, dịu dàng... Đôi khi nữ trợ lý còn là nhân tố làm dịu những "cái đầu nóng" khi công việc căng thẳng.
Ngoài công việc chuyên môn, mỗi trợ lý còn đem lại sự thành công cho công ty về mặt xã hội thông qua tác phong chuyên nghiệp, luôn tỏ ra lạc quan cùng chút hài hước trong các cuộc tranh luận.
Người trợ lý không đơn thuần chỉ trực tiếp giúp việc cho giám đốc, xem xét, đánh giá tình hình mà còn đóng góp ý kiến để giám đốc tham khảo trước khi quyết định. Trong một số trường hợp, trợ lý giám đốc là người giải quyết một số công việc do giám đốc ủy quyền.
Làm trợ lý không có nhiều thời gian rỗi. Khi cấp trên nghỉ thì họ vẫn phải làm.
Trong thế giới của nghề trợ lý giám đốc, nữ giới luôn chiếm đa số. Họ được ưu tiên chọn vì có những đức tính mà nam giới khó đạt được như cẩn thận, khéo léo, dịu dàng... Đôi khi nữ trợ lý còn là nhân tố làm dịu những "cái đầu nóng" khi công việc căng thẳng.
Ngoài công việc chuyên môn, mỗi trợ lý còn đem lại sự thành công cho công ty về mặt xã hội thông qua tác phong chuyên nghiệp, luôn tỏ ra lạc quan cùng chút hài hước trong các cuộc tranh luận.
- Chọn lọc những cuộc điện thoại gọi đến.
- Sắp xếp các cuộc hẹn và hội họp
- Giải quyết một số rắc rối nhỏ nảy sinh bằng năng lực sẵn có của bản thân
- Đi mua sắm và mua các món quà tặng thay sếp
- Lên kế hoạch tổ chức các bữa tiệc hay một số sự kiện khác
- Trả lời các thư từ gửi đến
- Quản lý những người làm trong nhà
- Chăm sóc cho những đứa trẻ(con cái của sếp) và vật nuôi trong nhà
- Lên lịch cho những chuyến du lịch
- Quản lý công việc nhà như một quản gia
- Tham mưu cho GĐ tất cả các lĩnh vực kinh doanh, tài chính, chiến lược kinh doanh
- Chuẩn bị tất cả tài liệu, hồ sơ liên quan đến việc đàm phán của sếp sắp tới
- Khi sếp đi công tác trợ lý sẽ kiểm soát tất cả mọi việc và cùng bàn bạc làm việc với phó GĐ, khi GĐ về báo cáo lại mọi tình hình hoạt động trong công ty.
- Thay mặt sếp gặp mặt khách hàng và xử lý mọi tình huống rắc rối khi sếp vắng mặt.
- Kiểm soát về tình hình tài chính của công ty, tổng kết lại mọi bộ phận đã báo cáo và báo cáo tổng kết lại cho sếp.
- Người trợ lý đòi hỏi các kỹ năng nghiệp vụ và có tài phán đoán, xử lý mọi việc như một GĐ điều hành. Vì vị trí của trợ lý là tham mưu cho GĐ đưa ra mọi ý kiến tốt nhất để GĐ ra quyết định đúng. Người trợ lý như cánh tay phải đắc lực của GĐ giúp đưa công ty phát triển hơn.
Là một trợ lý riêng bạn phải là người giao tiếp tốt, làm việc hiệu quả và luôn giữ được bình tĩnh trong mọi tình huống. Hãy tự hỏi bản thân xem bạn đã giải quyết những khó khăn trong cuộc sống của bạn như thế nào. Bạn là người dễ nổi nóng hay là người biết suy nghĩ trước mỗi hành động?
Một trợ lý riêng thành công là người có khả năng sống giữa sự giàu có và nổi tiếng mà không hề bị tác động. Ngoại hình, các kỹ năng thích hợp và cả khiếu thời trang cũng là những nhân tố quan trọng để tạo nên một trợ lý giỏi.
Ngoài ra bạn cần có những kỹ năng như thương thuyết giỏi, biết lắng nghe, biết tổ chức công việc, giải quyết nhanh chóng khi có vấn đề nảy sinh bất ngờ và biết giữ bí mật (tự nhận biết những thông tin nào của sếp cần và nên được giữ kín).
Yếu tố để thành công
Giỏi chuyên môn chưa hẳn đã thành công. Do đó, nếu người trợ lý không thể phát triển năng lực làm việc theo kịp nhịp điệu làm việc của công ty thì tất yếu bị đào thải. Và "từng phần việc phải được rạch ròi, đã làm vấn đề gì thì toàn tâm toàn lực".Đòi hỏi về kỹ năng, chuyên môn của vị trí này rất cao. Một công ty chuyên kinh doanh xuất khẩu sang thị trường nước ngoài tuyển vị trí trợ lý giám đốc khách hàng phải đáp ứng các yêu cầu: Tốt nghiệp ngành tài chính quốc tế, trên 2 năm kinh nghiệm về công việc có liên quan, tiếng Anh lưu loát và am hiểu về thị trường thế giới. Bên cạnh đó cần có tính năng động, tự tin, phán đoán nhanh và nhất là có khả năng tham mưu.
Môi trường làm việc của các trợ lý luôn vận động nên nhất thiết họ phải có khả năng chịu được áp lực công việc cao, làm việc độc lập và thường xuyên đi công tác. Tất cả những yếu tố trên nếu được vận dụng bằng chính lòng say mê, nỗ lực tìm tòi học hỏi và có tâm huyết với nghề sẽ mang lại nhiều cơ hội thành công hơn. Nhiều công ty mở rộng kinh doanh hiện đang rất cần có trợ lý hội đủ tài năng. Họ sẵn sàng chi mức lương hấp dẫn để thu hút nhân tài.
Học để trở thành một trợ lý riêng
Giờ bạn cũng đã có những khái niệm và yêu cầu nhất định về nghề này, vậy hãy bắt đầu ngay từ bây giờ để liệt kê ra những đặc điểm bạn đã có và chưa có. Ngoài ra bạn cần bổ sung và cập nhật kiến thức cho bản thân trong nhiều lĩnh vực vì nó sẽ rất có ích cho công việc sau này.
Bạn nên trau dồi những kỹ năng mà bạn sẽ dùng để tạo ấn tượng với những người nổi tiếng và giàu có (những sếp tương lai) này như là kỹ năng tổ chức sự kiện, quản lý thời gian hiệu quả hay thậm chí là kỹ năng ghi nhớ nhanh.
Bạn phải là người giỏi công nghệ, từ những vật dụng thông thường như điện thoại di động, máy tính đến những thiết bị an ninh cao cấp hơn. Bạn cũng cần tăng kiến thức xã hội của bản thân bằng việc đọc thường xuyên các loại sách báo, tạp chí hay đề cập đến cuộc sống của những người này.
Nhìn chung, khi cần tuyển một trợ lý họ sẽ không chú trọng đến bằng cấp của bạn mà họ thường chú trọng đến những kinh nghiệm bạn có và tính cách của bạn trong cuộc sống.
(Tổng hợp)
No comments:
Post a Comment